De meeste mensen vergelijken schoonmaakoffertes op precies één getal: de maandprijs. Dat is begrijpelijk — het is het makkelijkst te vergelijken cijfer — maar het is ook het minst betrouwbare. Zoals we in een schoonmaakofferte lezen al lieten zien, kan diezelfde maandprijs bij het ene bedrijf 3 uur werk per beurt betekenen en bij het andere 2. Dit artikel geeft een concrete methode om drie of meer offertes echt eerlijk naast elkaar te leggen, in plaats van te gokken op basis van het eindbedrag.

Samengevat: vergelijk offertes op vijf punten tegelijk — prijs per uur (niet per maand), het gespecificeerde werkprogramma, wat is inbegrepen, de contractvoorwaarden en de indruk die het bedrijf tijdens het intakegesprek maakt. Gebruik onderstaande vergelijkingstabel als sjabloon. Via kantoorschoonmaak aanvragen of huishoudelijke schoonmaak ontvang je meerdere offertes om mee te starten.

Stap 1: reken elke offerte om naar een prijs per uur

Dit is de belangrijkste stap en degene die de meeste mensen overslaan. Vraag elk bedrijf niet alleen naar de maandprijs, maar ook naar het exacte aantal uren dat per beurt wordt ingepland. Deel vervolgens de totale maandprijs door het totaal aantal uren per maand.

Een rekenvoorbeeld: bedrijf A rekent €650 per maand voor 2 beurten per week van 3 uur (26 uur per maand) — dat is €25 per uur. Bedrijf B rekent €600 per maand voor 2 beurten per week van 2 uur (17,3 uur per maand) — dat is €34,70 per uur. Bedrijf B lijkt goedkoper, maar is in werkelijkheid het duurdere uurtarief én levert minder schoonmaaktijd. Zonder deze berekening had je bedrijf B waarschijnlijk gekozen omdat het de laagste maandprijs had.

Stap 2: leg de werkprogramma's naast elkaar

Vraag elk bedrijf om een specifieke, geschreven taakenlijst — niet "reiniging van de kantoorruimtes" maar een opsomming: welke vloeren, welke frequentie voor sanitair, wordt er afgestoft, worden bureaus afgenomen, hoe vaak wordt de prullenbak geleegd. Zet deze naast elkaar in een tabel:

Taak Bedrijf A Bedrijf B Bedrijf C
Vloeren stofzuigen/dweilen 2x/week 2x/week 1x/week
Sanitair reinigen 2x/week 1x/week 2x/week
Bureaus afnemen 1x/week Niet vermeld 2x/week
Prullenbakken legen Elke beurt Elke beurt Elke beurt
Glazenwassen Niet inbegrepen Niet inbegrepen 1x/maand inbegrepen

Een offerte die op dit punt vaag blijft ("wij doen een grondige schoonmaak") geeft je geen manier om te controleren of het werk daadwerkelijk gebeurt zoals afgesproken. Dat is een reden om door te vragen, niet om de offerte af te wijzen — soms is de vaagheid gewoon onvolledige communicatie, geen kwade opzet.

Stap 3: check wat er buiten de prijs valt

Materiaalkosten (zeep, toiletpapier, schoonmaakmiddelen), glazenwassen, periodiek vloeronderhoud en incidentele diensten (schoonmaak na een evenement) vallen bij de meeste offertes buiten het basispakket. Vraag expliciet wat er wél en wat er níet is inbegrepen — en vraag om een indicatieprijs voor de meest waarschijnlijke aanvullingen, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.

Stap 4: vergelijk de contractvoorwaarden

Naast de prijs bepalen de voorwaarden hoe risicovol een keuze is. Kijk naar de opzegtermijn (hoe korter, hoe minder risico als het tegenvalt), of er een proefperiode mogelijk is, hoe de jaarlijkse prijsindexatie werkt (schoonmaaklonen stijgen via de cao Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf) en wat er gebeurt bij ziekte of vakantie van de vaste schoonmaker. Deze punten lees je uitgebreider na in schoonmaakcontract afsluiten: waar moet je op letten.

Stap 5: let op signalen tijdens het intakegesprek

Een offerte is een momentopname; het intakegesprek zegt vaak meer over hoe een bedrijf werkt. Stelt het bedrijf vragen over jouw specifieke situatie, of stuurt het een standaardofferte zonder ooit de locatie gezien te hebben? Reageert het snel en duidelijk op vervolgvragen? Is er een duidelijk aanspreekpunt, of krijg je steeds een ander contact? Deze signalen zijn moeilijk in een tabel te vatten, maar wegen in de praktijk vaak zwaarder dan een paar euro verschil in uurtarief.

Een compleet vergelijkingssjabloon

Gebruik onderstaand sjabloon om drie offertes systematisch naast elkaar te leggen voordat je een keuze maakt:

Criterium Offerte 1 Offerte 2 Offerte 3
Maandprijs
Uren per beurt × frequentie
Prijs per uur (berekend)
Materiaalkosten inbegrepen?
Werkprogramma gespecificeerd?
Opzegtermijn
Proefperiode mogelijk?
Certificering (OSB, VCA e.d.)
Indruk intakegesprek

Vul dit in met de informatie die je tijdens de offerteaanvraag en het intakegesprek ophaalt. De offerte met de laagste prijs per uur wint niet automatisch — pas als het werkprogramma, de voorwaarden en de indruk ook overtuigen, is het een goede keuze.

Wanneer is prijsverschil wél verklaarbaar (en gerechtvaardigd)?

Niet elk prijsverschil is een waarschuwingssignaal. Een schoonmaakbedrijf dat met vaste medewerkers in loondienst werkt in plaats van wisselende zzp'ers, dat gecertificeerd is (OSB, VCA) of dat gebruikmaakt van duurzame producten en technieken (zie duurzame kantoorschoonmaak) rekent vaak een reële meerprijs die samenhangt met kwaliteit en continuïteit. Het gaat er niet om altijd de goedkoopste te kiezen, maar om te begrijpen wáár het prijsverschil vandaan komt.

Conclusie

Vergelijk schoonmaakoffertes nooit op de maandprijs alleen. Reken eerst om naar een prijs per uur, leg de werkprogramma's naast elkaar, check wat buiten de prijs valt, vergelijk de contractvoorwaarden en let op de indruk tijdens het intakegesprek. Met het vergelijkingssjabloon hierboven maak je in tien minuten een eerlijke, onderbouwde keuze in plaats van te gokken op het laagste getal.